Челябинск: 8 (351) 277-75-60
Заказать обратный звонок

Введите ваш номер телефона

X

Электронная подпись для участия в торгах для заказчиков и поставщиков
Оформить ЭЦП

Обучение участию в торграх на электронно цифровых площадках ЕИС (goszakupki.gov)
Записаться на обучение

Сопровождение в тендерах квалифицированными специалистами
Заказать сопровождение
Поиск торгов — легко!

Провести тендер

Тендер нужно проводить, если стоимость закупки (одноразовой или за год) превышает некоторую фиксированную сумму. Цель тендера — выбрать такого поставщика товаров (услуг), который сможет удовлетворить все Ваши требования (по стоимости, срокам поставки, количеству товара и др.).

При этом нужно иметь в виду следующее:

  • Проведение серьезного тендера занимает не менее месяца, и, возможно, промедление сыграет важную роль в Вашем бизнесе. Так, не купив оборудование или не обратившись за услугой вовремя, Вы через месяц можете потерять клиента, а с ним и доход. Организовывать тендер надо лишь при существенных закупках.
  • Тендер нужно проводить, если стоимость закупки (одноразовой или за год) превышает некоторую фиксированную сумму. Ее каждая компания устанавливает исходя из своих интересов и рисков при закупке. В нашей компании на тендерной основе закупаются сырье для производства, компьютерное оборудование, офисная техника и мебель, машины для автопарка, а также выбираются компании, оказывающие услуги (в сфере подбора персонала, PR и др.).
  • Оптимальный срок проведения тендера зависит от сложности и суммы закупки - тендер длится от двух недель до двух месяцев. Чем сложнее тендер, чем большее количество поставщиков в него вовлечено, тем больше времени уходит на анализ предложений и принятие окончательного решения. Но если тендер затягивается, то это сигнал о том, что в процессе его организации что-то было сделано неправильно.
  • Оцените ситуацию и, если Вы располагаете временем на проведение тендера, воспользуйтесь этой формой выбора партнера. Чтобы эффективно организовать тендер и достичь поставленной цели, необходимо сделать несколько шагов (см. также: Какой тендер можно провести).

Тендерную комиссию можно создать на временной основе или на постоянной (если тендеры проводите регулярно). Состоять она должна из экспертов и представителя отдела, которому необходим данный товар. Роль председателя комиссии желательно взять на себя Генеральному Директору компании-заказчика. В качестве экспертов могут выступать как специалисты Вашей компании, так и Ваши знакомые или консультанты. Главное, чтобы они хорошо разбирались в той сфере деятельности, в которой Вы собираетесь провести тендер.

Старайтесь больше общаться со своими директорами. Еще до начала тендера сформулируйте вместе с ними четкие требования, в соответствии с которыми будет проводиться выбор.

Создавать постоянную комиссию не всегда эффективно, так как приглашенные эксперты не могут разбираться во всех сферах. Лучше корректировать состав комиссии в зависимости от целей и области, где проводится тендер.

Ваша задача — обеспечить такие условия работы комиссии, чтобы быть уверенным: закупка соответствует потребностям Вашего бизнеса. Постарайтесь создать здоровый конфликт интересов между комиссией и поставщиками, участвующими в тендере.

В тендерном задании члены комиссии должны перечислить все требования к приобретаемой продукции (услуге). Этот документ позволит Вашим партнерам подготовить более полную информацию, а Вам — сравнить показатели поставщиков.

Если стратегия развития компании позволяет определиться с объемами рассматриваемой сделки на два-три года вперед, то обязательно укажите это в тендерном задании.

Постарайтесь максимально точно сформулировать технические требования к приобретаемому товару (услуге) и необходимые характеристики. Это позволит Вам быстрее сравнить поступившие предложения, а следовательно, сократит время на проведение тендера.

Не указывайте в задании ненужные детали. Помните: излишняя детализация может затянуть тендер.

Комиссия должна разослать тендерное задание потенциальным партнерам. Так она, во-первых, пригласит их участвовать в тендере, во-вторых, сможет провести мониторинг цен на рынке: Вы поймете, кто завышает маржу, а кто — нет. Например, я стараюсь привлечь не более трех — шести компаний. Причем в этот список входят как крупные предприятия, так и небольшие. Парадокс заключается в том, что иногда последние имеют большее влияние на производителя оборудования и обладают самым главным качеством — гибкостью (в отличие от крупных компаний). Именно поэтому у лидеров рынка цены зачастую выше.

Когда у тендерной комиссии появились первые результаты, их надо проанализировать и попытаться понять, кто хочет заработать, а кто — действительно стать партнером. Не стесняйтесь задавать любые вопросы. Изучая презентации, делайте пометки — они очень пригодятся при коллективном обсуждении тендерной документации.

После анализа предложений и выбора потенциальных претендентов тендерная комиссия должна начать активную работу с ними по снижению стоимости. Генеральному Директору полезно знать следующие моменты в работе комиссии: Рычаг воздействия на претендентов для получения скидок — тендерные предложения от других поставщиков.

Комиссии необходимо конструктивно подходить к общению с продавцом и производителем. Ищите недостатки у поставщика и в его решениях, а также риски, которые могут повлиять на дальнейшее общение с продавцом и производителем. Комиссии еще до окончания тендера следует изучить стандартные условия договора. Затем, абстрагируясь от договора, члены комиссии должны плавно подвести поставщика к тем условиям, которые удовлетворят обе стороны.

Если видите, что без Вашей помощи дополнительного витка взаимоотношений не получится, включайтесь в переговоры. Тем самым Вы подчеркнете интерес к партнеру, который будет вынужден сделать ответный шаг. Но замечу, что таким образом подтолкнуть переговоры обычно удается лишь один раз.

Перед окончательным выбором партнера нужно убедиться, что обещания будут им выполнены. Существует несколько способов проверки контрагентов: публичный, закрытый и сарафанное радио.

Публичный способ. Проверка заключается в поиске информации в Интернете и прессе. К сожалению, таким образом Вы не всегда получите стоящие сведения, но кое-что, безусловно, понять можно. Так, любая уважающая себя современная компания заботится о своем «лице» в Интернете. Обратите внимание на корпоративный веб-сайт, качество его оформления. Уровень сайта будет говорить о том, как именно компания позиционирует себя на рынке. Однако я не раз сталкивался с профессиональными компаниями, совершенно не занимающимися пиаром. По их словам, хороший товар в рекламе не нуждается.

Закрытый способ. Попросите у предполагаемого партнера информацию о его реализованных проектах, а также перечень клиентов (можно и без контактных данных). Например, я самостоятельно ищу контактных лиц в компаниях, представленных партнером, и получаю отзывы. На мой взгляд, это самый объективный способ проверки.

Сарафанное радио. Позвоните знакомым и партнерам, узнайте их мнение о Ваших будущих поставщиках. Как правило, это не более чем слухи. Однако порой и среди слухов встречается правдивая полезная информация (о том, как проверить партнеров, читайте также в статье «Как разработать систему налоговой защиты»).

Итак, основные шаги сделаны. Теперь на основании полученной информации тендерная комиссия должна принять окончательное решение. Обязательно присутствуйте на итоговом заседании тендерной комиссии. Дайте возможность высказаться каждому члену комиссии.

Постарайтесь подвести комиссию к самостоятельному решению и единому мнению. В противном случае Вы должны быть готовы к тому, что окончательное решение придется принимать Вам.

Открытый тендер — это публичная акция, в ее ходе Ваша компания достаточно широко освещает свои ближайшие рыночные намерения. Вы формулируете задачу, описываете рыночную ситуацию и условия, которым должно соответствовать решение задачи. После этого информация о тендере распространяется в открытых источниках.

Открытый тендер я рекомендую проводить, если сумма заказа очень велика (например, речь идет о строительстве здания). Открытый тендер обеспечит максимальную прозрачность для акционеров при выборе партнера и принятии решения, значительно снизит вероятность того, что на итоги повлияет материальная заинтересованность Ваших подчиненных (проще говоря — будет получен откат).

Закрытый тендер предполагает, что Вы или тендерная комиссия проводите предварительный отбор участников (как правило, не более пяти-шести компаний), знакомитесь с их представителями, рассказываете о своих планах. Объявления о проведении закрытых тендеров не публикуются, приглашения направляются в индивидуальном порядке. Обычно в закрытых торгах участвуют наиболее крупные фирмы или их консорциумы.

Провести тендер лучше если Вы ограничены во времени и знаете рынок профессиональных компаний в рассматриваемой области. В противном случае (при открытом тендере) Вам придется потратить время на изучение опыта и уровня компаний, оценить риски взаимодействия с потенциальными партнерами, которые желают участвовать в тендере. Все это приводит к увеличению сроков.

Мы обязательно создаем тендерную комиссию — как правило, не более чем из семи человек. Этого вполне достаточно, чтобы получить объективное мнение о поставщиках. Председателем комиссии обычно назначаем руководителя курирующего бизнес подразделения. Так, если речь идет о строительстве поселка, председателем комиссии будет директор управления загородной недвижимости, когда же проводится тендер по выбору концепции — директор управления маркетинга. Обычно я выступаю экспертом тендерной комиссии, иногда — председателем. При принятии окончательного решения о выборе партнера мой голос является «одним из». Никаких привилегий у меня, так же как у остальных членов комиссии, нет.

По опыту, участвовать в тендере должно не больше пяти — семи компаний. Большее количество сложно оценивать. Но, чтобы пригласить достойных участников, важно правильно составить тендерное задание. Наши требования к нему — наличие ключевых параметров, по которым участник тендера сможет высказать свое мнение: «в состоянии выполнить или нет», «устраивают условия или нет».

Необходимо, чтобы после изучения тендерного задания потенциальные партнеры могли сделать нам предложения, которые затем мы смогли бы сравнить. К примеру, тендерное задание по выбору архитектурной мастерской содержит следующие пункты: Другой вариант — просто ограничиться территориальными характеристиками проекта и отдать все остальные параметры на откуп архитекторам. Однако в этом случае тендер может затянуться надолго.

Важный момент, о котором лучше не забывать — это стоимость проекта. Существует аксиома продавца: «Кто первый назвал цену, тот проиграл». Когда Вы составляете и рассылаете тендерное задание, общаетесь с участниками и даже уже видите будущего партнера, ни в коем случае не говорите ни слова о цене проекта. Участники сами должны калькулировать и оценивать, сколько стоит их работа. Ваша роль — сказать, что Вы хотите, слушать и сравнивать.

Окончательное решение надо принимать поэтапно: сначала проверьте качество, затем сравните цены, дальше договаривайтесь о сроках. Вполне вероятно, Вам удастся получить скидку. Но не ставьте это главной целью проведения тендера.